التحكم في عملية تحديث المراجع البعيدة (الثلاثية الأبعاد) اكسل – Exce

بسم الله الرحمن الرحيم

 
في الدرس السابق استطعنا أن ندرج في خلية موجودة في المصنف Base (المصنف الوجهة) مرجع للخلية C4 الموجودة في المصنف m1 (المصنف المصدر) . أرجو أن تكون قد تذكرت المثال لأننا سنحتاجه في هذا الدرس …
 
ـ إذا فتحت المصنف Base و لم يكن المصنف m1 مفتوح ، تظهر لك النافذة التالية :

هنا يخيرك الاكسل بين تحديث البيانات بالرجوع إلى المصنف m1 (دون فتحه) أو البقاء على البيانات القديمة دون تعديل
 
يمكنك إعلام الاكسل بعدم إظهار النافذة السابقة وإجراء التحديث بدون السؤال ، وذلك كما يلي :
 
1. في القائمة Tools، انقر فوق Options، ثم انقر فوق علامة التبويب Edit.
2. قم بإلغاء التحديد في خانة الاختيار  Ask to update automatic links،  انظر إلى الشكل التالي (الجزء المظلل باللون الأحمر) :

عند مسح التحديد في هذه الخانة يتم تحديث الارتباطات (المراجع البعيدة) تلقائياً عند كل فتح لمصنف الوجهة (المصنف Base في مثالنا السابق) وذلك دون عرض أي رسالة مطالبة بالتحديث ، ويستمر هذا التحديث ما دام المصنف المصدر (المصنف m1 في مثالنا السابق) مفتوح
 
الخيار السابق يعتبر من إعدادات الاكسل الخاصة بالمستخدم الحالي ويؤثر على كافة مصنفات الاكسل التي تشغل بواسطة هذا المستخدم ، وفي هذه الحالة فإني أنصحك ألا تتوقع عمل هذا الخيار إذا قمت بتشغيل الملف في جهاز صديقك أو في نظام تشغيل آخر في جهازك أو حتى إذا قمت بتبديل المستخدم في نظام تشغيلك الحالي ، أَلْهمَ إلا إذا كان هذا الخيار مفعّل في بيئة العمل الجديدة
 
كما ذكرنا سابقاً فإن التحديث التلقائي للارتباطات الموجودة في المصنف الوجهة يستمر مادام المصنف المصدر مفتوح وقيد الاستخدام ، ولكن ماذا تفعل إذا كنت تريد تحديث الارتباطات الموجودة في المصنف الوجهة وذلك دون فتح المصنف المصدر ؟
 
في الطريقة التالية حل لمشكلتك السابقة :
 
قم باختيار Links من القائمة Edit لتظهر لك النافذة التالية :

نلاحظ من الشكل السابق أنه يوجد لدينا ارتباطات مع أربعة مصنفات هي : m1.xls ، Salary.xls ، Bending.xls ، Calendar.xls
 
– من العامود Source نحدد مصدر البيانات (المصنف) المطلوب تحديث الارتباطات معه ، ونضغط على الزر Update Values  فيقوم الاكسل بتحديث كافة الارتباطات مع المصنف المحدد وذلك دون فتحه
 
– لتغيير مصدر البيانات المحدد نضغط فوق Change Source ونختار مصدر البيانات الجديد ، حيث تتحول كافة الارتباطات مع مصدر البيانات القديم إلى مصدر البيانات الجديد
 
– لفتح مصدر البيانات المحدد نضغط فوق الزر Open Source
 
– لقطع الارتباط بمصدر البيانات المحدد نضغط فوق  Break Link، حيث يتم تحويل كافة الصيغ التي تستخدم هذا المصدر إلى قيمها الحالية ، أي يتم حذف الصيغ التي تستخدم مصدر البيانات القديم وتبدل بالقيمة التي كانت تعطيها عند قطع الارتباط
 
– الخيار Check Status يبين حالة مصادر البيانات ، وبالتالي فإن هذا الخيار يساعدنا في اختيار أسلوب التعامل مع هذه المصادر ، وذلك من خلال الرسائل التي يزودنا بها الاكسل في العامود Status
 
– بالضغط فوق الزر Startup Prompt تظهر لنا النافذة التالية :

والآن :
 
1. إذا كنت تريد إبقاء الخيار للمستخدمين بعرض إنذار التحديث أو لا ، قم باختيار الخيار الأول
2. إذا كنت تريد عدم عرض الإنذار وعدم إجراء التحديثات التلقائية ، قم باختيار الخيار الثاني
3. إذا كنت تريد عدم عرض الإنذار و إجراء التحديثات التلقائية ، قم باختيار الخيار الثالث
 
ملاحظات :
 
1. الكلام السابق كله لا ينطبق فقط على المراجع البعيدة المستخدمة في الصيغ ، وإنما ينطبق أيضاً على المراجع البعيدة المستخدمة في  المخططات البيانية و تقارير الاكسل المختلفة كتقرير Pivot Table
 
2. إذا قمت بتحديث المراجع البعيدة وبقيت قيمة الصيغة (التي تحتوي على هذه المراجع) على حالها دون تغيير ، فاعرف أن حساب الصيغ في مصنفك يتم بشكل يدوي . لا تقلق إذا لم تفهم ما قلته ، لأن هذا الكلام سيتم شرحه مفصلاً إن شاء الله في الدروس القادمة ، وما عليك الآن سوى الضغط على المفتاح F9 ليتم حساب الصيغ في مصنفك
 
 
انتهينا من الحديث عن المراجع ولله الحمد…