قائمة Overwhelming To-Do؟ وإليك كيفية إصلاحه

 

الآن، الناس ليسوا آلات، ولا أحد منا يمكن أن تكون مثمرة تماما. في الواقع، تهدف إلى تحقيق الكمال وصفه لحرق. ولكن هناك طرق يمكنك تحسين الإنتاجية الخاصة بك. لتبدأ، تحتاج إلى الحصول على السيطرة على ما هو ساحقة لك. وبمجرد الانتهاء من ذلك، عليك أن تكون مستعدة لإدماج النظم الإنتاجية في حياتك.

على استعداد للتصدي لأن كومة من الغسيل القذر؟ ثم دعونا الحصول عليها.

الخطوة 1: تشخيص مشكلتك الإنتاجية

لدينا جميعا الكثير القيام به من وقت لآخر. في بعض الأيام نحن مشغول أكثر من غيرها. ولكن معظم الوقت علينا التغلب على ما يرام.

المشكلة تأتي عندما يحصل الساحق بعد الكثير القيام به. ربما تتصاعد المواعيد النهائية للتسجيل، وأتمنى لك أنك استخدمت الأسبوع الماضي إلى المفصل، والعمل بدلاً من التأكد من يمكنك فاز مناوشة بندقية Nerf مكتب آخر. أو ربما كنت أمضى بضعة أشهر في وضع كروز، ثم فجأة تظهر طن من الفرص المربحة. الحياة الشخصية ويمكن رمي curveballs الإنتاجية أيضا—طفل جديد، الانتقال من المنزل، ومن الفجيعة، وطلاقكلها يمكن أن اترك لكم يتساءل عن كيفية التعامل.

وبدلاً من ذلك، من الممكن أيضا تريد أن تكون أكثر إنتاجية حتى تتمكن من تحقيق هدف مدى الحياة أن لقد تركت زلة على جانب الطريق. ما إذا كان أنها بدأت الأعمال تجارية، وكتابة رواية، تعلم لغة جديدة، أو تعليم نفسك للتعليمات البرمجية، سوف تحتاج إلى استقطاع قطعة من وقت من الأسبوع الخاص بك لتحقيق ذلك. هذا أمر صعب خاصة إذا كنت قد حصلت على وظيفة بدوام كامل، والأطفال. على هذا النحو، يمكن حتى التفكير في جعل هذه الأهداف يحدث فقط كما ساحق كمشاكل كبيرة في الحياة.

مصدر آخر لتطغى على الإنتاجية يمكن ببساطة أن يكون بحاجة لمعرفة المزيد عن الإنتاجية، وما يلزم لتحصل على الدافع. هل يمكن أن يكون في هذه الحالة إذا كان:

  • كنت لا تعرف من أين تبدأ. هناك الكثير للقيام به، لم تكن متأكداً من كيفية البدء، ولذلك تجد نفسك لا تفعل شيئا.
  • تجد نفسك المماطلة أو تخريب ذاتي. ربما كنت مساء كل يوم للعمل، أو يمكنك قضاء معظم ساعات العمل الخاصة بك تصفح ألفيس بوك والتغريد. أو ربما لقد حصلت هدفا مهما كنت لقد عقدت منذ سنوات، لكنها لم تفعل أي شيء حول.
  • نسيت المواعيد الهامة. يمكن أن تكون هذه أعمال الاجتماعات أو المواعيد الشخصية مثل أداء مدرسة طفلك يشارك في. أو ربما ينسى التواريخ الهامة مثل الذكرى السنوية الخاصة بك. ويجري النسيان يمكن أن اترك لكم شعور طغت مع الشعور بالذنب. كما أنها شيء يمكن تصحيحه بسهولة، علامة تحتاج إلى إجراء تغييرات خطيرة على كيفية مقاربة إنتاجية.
  • لم تتذكر ما كنت من المفترض القيام به. كما هو الحال مع نسيان المواعيد، لا ينبغي أن يحدث هذا. ولكن إذا كان، فإنه يمكن أن يسبب قدرا كبيرا من الضغط والتوتر. وجود شعور الكامنة التي كنت قد نسيت شيئا يمكن أيضا تجعلك قلقا ويصرف لك من العمل الخاص بك.
  • كنت دائماً مشغولة وكنت دائماً وراء. يجري مشغول ليس نفس منتجة. فمن الممكن أن تكون مثمرة للغاية، ولكن لا تزال لديها متسع من الوقت لنفسك وعائلتك. ويجري باستمرار على الذهاب علامة لك يمكن تحسين النهج الخاص بك للإنتاجية.
  • كنت تعتقد أن لديك في أي وقت من الأوقات. وهناك احتمالات، يمكن أن يكون الوقت إذا كنت تريد ذلك. وكلنا لدينا 24 ساعة في يوم، وعدم وجود ما يكفي من الوقت خيار.

الفشل في التعرف على كيفية أن تكون منتجة مكلف. جعل الشركات أكبر قدر من المال عندما كنت تتسم بالكفاءة وحسن الإدارة. سواء كنت تملك الأعمال تجارية، أو لا يمكنك سوف تعزيز قدراتك المهنيةوقدراتك الشخصيةإذا كنت تعلم أن تدير حياتك بكفاءة.

أي شخص يمكن أن نفعل ذلك، والمضي قدما لبناء نظام إنتاجية التي تناسبك. ولكن قبل أن يمكنك إنشاء نظام من هذا القبيل، كنت بحاجة لإيجاد وسيلة للخروج من الفوضى الساحقة التي كنت في. دعونا ننظر في كيفية القيام بذلك.

الخطوة 2: كتابة

لقد حان الوقت لجعل الحرب مع الكم الهائل من الأشياء التي كنت قد حصلت على القيام به. ماذا يفعل أي العامة قبل يقود جيشه في المعركة؟ ويكتشف أنه قدر أنه يمكن حول العدو. يحصل هذا تدبير خصومه، ذلك لأنه يعلم ما كان سوف تكون مواجهة.

كبشر، صممت عقولنا لتلتصق بالسلبية. وهذا يخدم الجنس البشري في الماضي، إلا أنها غالباً ما غير مفيد في العالم الحديث. إحدى النتائج المترتبة على هذا التحيز السلبية أن نتصور مشاكلنا لتكون أكبر مما في الواقع. كما تدور حول المشاكل أو الأمور التي يجب علينا في رؤوسنا، أنها بداية لتبدو أكبر وترويعا.

لقد حان الوقت لإسقاط الخوف والحصول على قدر من الوحش الذي كنت حول الوجه. دعونا ننظر هذا الوحش في العيون.

الاستيلاء على قلم وورقة، وقم بتدوين كل شيء يشغل عن طريق عقلك أن كنت تعتقد أن احتياجات القيام. تعطي لنفسك 20 دقيقة جيدة للحصول على كل من النظام الخاص بك.

تلميح: بمجرد الانتهاء من هذا في المرة الأولى، أنها فكرة جيدة للبدء في حمل القلم والمفكرة معك في كل مكان. ثم، في أي وقت عنصر لقائمة المهام الخاصة بك يتبادر إلى الذهن، يمكنك يمكن تدوين أنه فورا، حيث أنها لا تسد موجات الاثير العقلية الخاصة بك.

بكتابة المهام التي كنت قد حصلت على التصدي، كنت وضع نفسك على الطريق الصحيح للبدء في القيام بشيء عنهم. كنت صنع قرار. يمكنك أنت أيضا تطهير عقلك، والتي سوف تعطيك الطاقة الإضافية التي تحتاجها للبدء في اتخاذ إجراء بشأن الخاصة بك القائمة. كما يكتب ديل كارنيجي في طريقة إلى التوقف عن القلق والبدء في العيش:

وقد أثبتت التجربة بالنسبة لي، المرة بعد المرة، القيمة الهائلة للتوصل إلى قرار. هو الفشل في التوصل إلى غرض ثابت، بعدم القدرة على إيقاف تدور والجولة في مجن الدوائر، الذي يدفع الرجل إلى الانهيار العصبي ويعيشون الجحيم. أجد أن نسبة الخمسين في المائة من مخاوفي تختفي بمجرد الوصول إلى قرار واضح ومحدد؛ والأربعين في المائة أخرى عادة ما يختفي مرة واحدة ابدأ لتنفيذ هذا القرار.

كيف تأتي كارنيجي لقرار؟ أن الخطوة الأولى كتابة ما قلق.

حتى المضي قدما والتقاط هذا القلم والورق الآن. ثم عليك أن تكون جاهزة للخطوة 3.

الخطوة 3: تقييم قائمة المهام الجديدة

والخطوة التالية أن تذهب من خلال قائمة التقشير وصولاً إلى أساسيات والحصول عليها ونظم. وتهدف إلى القيام بأمرين مع العناصر الموجودة في القائمة الخاصة بك:

  1. انتقل النووي! القضاء على أي من المهام التي لا تحتاج إلى أن يكون هناك.
  2. تحديد أولويات المهام المتبقية.

لجعل هذه العملية بسيطة بقدر الإمكان، يمكنك استخدام Eisenhower Matrix. تأتي هذه المصفوفة من اقتباس المنسوبة إلى الرئيس الأمريكي دوايت د. أيزنهاور:

ما هو مهم نادراً ما عاجلة، ونادراً ما المهم ما هو عاجل.

تحويل هذا السعر إلى مخطط، يمكنك الحصول على أداة صنع القرار التالي:

ويقال أيزنهاور استخدمت هذه الأداة لهذا صنع القرارات الخاصة بها.

رسم خارج المخطط على قطعة من الورق، أو تحميل Eisenhower Matrix from Businesstuts+ وطباعة نسخة. بعد ذلك، وضع كل عنصر في قائمة المهام في أحد الأقسام الأربعة للتخطيط:

  • عاجل وهام
  • عاجل ولكن ليس المهم
  • هامة ولكنها ليست ملحة
  • عاجل ولا هامة

ما هو مختلف بين المهام العاجلة والهامة؟

المهام العاجلة لها موعد نهائي محدد الذي في متناول اليد. وعادة ما تفرض هذا الموعد النهائي بشخص آخر، أو بالظروف. وتشمل الأمثلة من المهام العاجلة القيام بالتسوق البقالة (قبل المخزن فارغ)، أو الرد على البريد الإلكتروني الخاص بك بوس.

المهام الهامة لم يكن لديك موعد نهائي محدد، ولكن لا تزال هذه المسألة إليكم. وكثيراً ما كنت صلتها بالأهداف الشخصية الخاصة بك. وتشمل الأمثلة من المهام الهامة ممارسة، الكتابة في مجلة الخاص بك، وتعلم لغة جديدة، ومساعدة أطفالك مع واجباتهم.

مهام عاجلة وهامة تهمك ومهلة محددة. وتشمل الأمثلة كتابة ورقة لدورة كلية كنت أخذ، أو التقدم بطلب لوظيفة جديدة.

المهام التي ليست عاجلة ولا هامة لا ينبغي أن يكون حقاً في قائمة المهام الخاصة بك، على الأقل لا تطغى على حين كنت معالجة. إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بها علما، إنشاء قائمة جديد يسمى التطلعات.

إذا كنت تجد من الصعب تحديد مكان وضع مهام محددة في المصفوفة، يمكنك أن تعطي لهم على تصنيف. معدل كل مهمة بين-5 + 5 لأهمية (مع أهمها + 5)، وبين-5 + 5 للاستعجال. وبمجرد الانتهاء من هذا التصنيف، عليك أن تعرف أين مكان المهمة في المخطط الخاص بك.

وستجمع كل يوم جديد مهام جديدة لإضافة إلى قائمة المهام الخاصة بك. المهام العاجلة وبخاصة تميل إلى يطفو على السطح في اللحظة الأخيرة. مع كل مهمة جديدة تأتي في، تعيين تصنيف في المخطط الخاص بك. كما يمكنك ممارسة هذا، عليك أن تبدأ للقيام بذلك غريزي تقريبا.

وبمجرد بدء أن نكون صادقين حول ما يجب القيام، وما يمكنك إسقاط، عليك أن تبدأ ليشعر على نحو أفضل. ما بدأ وكأنه جرف مستعصية لتسلق الآن خطوات صغيرة قليلة فقط إلى الأمام. أنت الآن تعرف بالضبط ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها، والترتيب الذي أخذها. الحديث عن اتخاذ خطوات، دعونا نلقي نظرة على كيف يمكنك أن النهج مسح القائمة.

الخطوة 4: المتراكمة الخاصة بك

قبل أن نبدأ هذا الباب، دعنا شيء واحد واضح: قائمة بمهام فارغاً إلا نادراً. بمجرد قيامك بإلغاء لوحة الخاص بك، سوف تأتي المهام الجديدة بسرعة على طول ملئه.

الطبيعة تمقت فراغ، ويفعل ذلك الروح البشرية. نود أن تفعل شيئا. الشيء الجيد في قائمة المهام الخاصة بك أنه يظهر لك ماذا تفعل بعد ذلك. أنت عليك أن تركز بدلاً من القفز عشوائياً من مهمة واحدة إلى آخر.

هنا هو كيف يمكنك أن النهج كل نوع من المهام في القائمة الخاصة بك.

المهام العاجلة والهامة. ولأسباب واضحة، هذه هي لمسح أولاً. تأخذ بها التقويم الخاص بك (أو شراء تقويم إذا لم يكن لديك واحد)، وجدولة الوقت في يومك للحصول على هذه القيام به. لديك الوقت للقيام بها. إذا كنت لا تجد الوقت، أنهم ربما لا أهمية أو إلحاحا، وكنت بحاجة إلى إعادة ترتيب لهم في “مصفوفة أيزنهاور”.

المهام الملحة (ولكن غير مهم). اسأل نفسك: ما الذي يجعل هذه المهام العاجلة؟ هل تحتاج للقيام بها؟ إذا يجب أن يتم، يمكن يمكنك تفويض منهم لشخص آخر؟ إذا كان يجب عليك القيام بها، ووفد من المستحيل، ثم إضافتها إلىالتقويم الخاص بك، ولكن فقط بعد الانتهاء من المهام العاجلة والهامة.

تلميح: هو مصدر كبير لما يسمى “إلحاحا” البريد الإلكتروني. حاول تقليل مقدار مرات يمكنك التحقق من البريد الإلكتروني كل يوم. وهذا سيؤدي إلى تحرير المزيد من الوقت للتركيز على المهام الهامة.

المهام الهامة (ولكن ليست ملحة). قم بتخصيص وقت كل يوم للتركيز على المهام الهامة. احرص على عدم استنفاد الطاقات في نفسك. إذا كانت إحدى المهام الهامة الخاصة بك ممارسة، ولكن لم تقم بذلك أية ممارسة لمدة أشهر، ثم جدولة ساعة يوميا لممارسة سوف تطغى عليك. بدلاً من ذلك، جدولة عشر دقائق ممارسة، أو ضبط يومك إدراج ممارسة. على سبيل المثال، يمكن يمكنك التنقل إلى العمل بدلاً من أخذ السيارة؟

مهام عدم العاجلة وغير الهامة. ما هي هذه لا تزال تفعل في القائمة الخاصة بك؟ شطب منها!

كنت قد يكون التفكير “هذا كل شيء جيد جداً، ولكن مشكلتي إيجاد الحافز لإنجاز الأمور”.

إذا كنت تفكر في ذلك وأنت لم ينفذ بعد الخطوات 2 و 3، العودة والقيام بها. الدافع غالباً نتيجة لاتخاذ إجراء. كما يمكنك اتخاذ إجراءات لتغيير حجم التسجيل في قائمة المهام الخاصة بك، عليك أن تكون دوافع الاستمرار في اتخاذ الإجراءات.

وقال أن الحافز والتركيز عناصر هامة في الإنتاجية. في المستقبل المقالات في هذه السلسلة، ونحن سوف ننظر في أدوات للمساعدة في التركيز على المهمة في متناول اليد، وتقنيات لإبقاء لكم دوافع.

عندما يتم مسح من المهام المتراكمة الخاصة بك، فأنت جاهز للخطوة التالية.

الخطوة 5: إنشاء نظام الإنتاجية

مصفوفة أيزنهاور مثال لنظام الإنتاجية. ليس من النظام فقط بأي وسيلة، ولكن من السهل أن تعلم، مما يجعلها مكاناً جيدا لبدء. كثير من نظم إنتاجية أكثر وقد وضعت، بما في ذلك الحصول على الأشياء القيام به (GTD) وتقنية بومودورو ولا كسر السلسلة. ونحن سوف تغطي هذه النظم في سلسلة من المقالات على الإنتاجية في بوسينيستوتس +.

قبل محاولة الخروج هذه النظم، سوف تقوم بتطوير مجموعة أدوات إنتاجية. في قراءة هذا المقال وتعلم استخدام “مصفوفة أيزنهاور”، لقد سبق المصنف الخاص بك أدوات مع النظام الخاص بك أولاً. الآن، كنت على استعداد لتجربة النظم الإنتاجية الأخرى.

بمجرد أنك حاولت مختلف النظم، عليك أن تبدأ لمعرفة ما يصلح لعقلية ونمط الحياة الخاصة بك. ثم يمكنك أخذ جوانب من مختلف النظم الاختراق معا من النظام الخاص بك. ونحن سوف تظهر لك كيفية تطوير هذا النظام الإنتاجية المخصصة لتتناسب مع احتياجاتك.

لذا تبقى معنا، وسوف تصبح نينجا إنتاجية.

الموارد

الائتمان الرسم: Panic صممه Cédric Villain من المشروع اسماً.