سؤال:

تتعلق الإنتاجية بإنجاز الأشياء في الوقت المناسب. أفهم أولوياتي وأعرف عند وصولي إلى العمل ما الذي يجب القيام به ولكن عند العودة إلى المنزل ليلاً – القائمة ليست أقصر – ولا الأشياء التي كنت أتوقع إنجازها. يبدو أن الوقت يبتعد عني.

– تيري ، الصناعة القانونية

إجابه:

كنا نأمل أن تمنحنا التكنولوجيا مزيدًا من الوقت. لكن؛ يبدو أنه يجعلنا نستخدم المزيد من الوقت. بالإضافة إلى جميع الاجتماعات ومآدب الغداء التي نحضرها ، فإننا ننظر باستمرار إلى هواتفنا – الرد على رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها – الرسائل النصية – التغريد – التدوين وما إلى ذلك. يقول الخبراء إن متوسط ​​رجال الأعمال يتلقون 80 إلى 120 رسالة بريد إلكتروني كل يوم. ومع ذلك ، فإن 60٪ من رسائل البريد الإلكتروني اليومية ليست ذات صلة بعملنا. كما ترى ، زادت التكنولوجيا العالية من عبء العمل لدينا – وليس تقليله. ذلك ما يمكن أن تفعله؟ إدارة الوقت هي كيف ننجح.

فيما يلي بعض النصائح المفيدة لإدارة الوقت:

قم بإيقاف تشغيل تنبيه البريد الإلكتروني الخاص بك. أنت تضيع الكثير من الوقت في النظر إلى كل بريد إلكتروني فور وروده. تظهر الدراسات أنه عندما تقاطع عملك قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 64 ثانية لاستعادة وتيرة سير عملك. هذا هو 8.5 ساعة ضائعة أو ضائعة في الأسبوع إذا قمت بفحص رسائل البريد الإلكتروني كل 5 دقائق.

حدد وقتًا محددًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية. قد يكون هذا هو أول شيء في الصباح ، بعد الغداء مباشرة و / أو قبل المغادرة لليوم مباشرة. ابحث عن الوقت المناسب لجدولك الزمني.

رسائل البريد الإلكتروني ذات الرموز الملونة حتى تتمكن من معرفة الفئة التي وضعتها فيها في لمحة – مثل اللون الأحمر لـ “الإجابة في أسرع وقت ممكن” ، والأخضر لـ “جمع المعلومات” قبل الإجابة – باللون الأصفر لـ “انتظار” الاستجابة وما إلى ذلك.

إما أن تقوم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني منفصل أو مجلد “قراءة” لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالصناعة ورسائل البريد الإلكتروني التعليمية التي تريد “قراءتها” لاحقًا. لا تنس تنظيفه من حين لآخر.

أجب على رسالة بريد إلكتروني في شكل تعداد نقطي عندما يكون ذلك ممكنًا – ضع ما تريد في سطر الموضوع – وكن موجزًا ​​في البريد الإلكتروني.

خلاصة القول – تقول آني كوكس ذلك بشكل أفضل –
إذا كتبت لنفسك فحصًا عقليًا في نهاية كل يوم للدقائق والساعات التي استخدمتها بشكل فعال ، فماذا سيكون المجموع؟ إذا دفعت نفسك بالدقائق والساعات الضائعة ، فماذا سيكون المبلغ؟ هل ستنتهي بصافي ربح أو خسارة لهذا اليوم؟

هل لديك سؤال أو تريد معرفة المزيد عن إدارة الوقت