الدليل الكامل للاجتماعات الافتراضية الفعالة
يعد التواصل الجيد أمرًا حيويًا لنجاح المؤسسة ، وتلعب الاجتماعات الافتراضية دورًا أساسيًا في تحقيق ذلك. لكن لا يمكنك ببساطة نقل أساليب الاجتماع وجهًا لوجه إلى العالم الافتراضي. باستخدام المعدات والمهارات والتحضير والثقافة المناسبة ، يمكنك التأكد من أن اجتماعاتك الافتراضية فعالة.
منذ أن بدأ جائحة COVID-19 ، أصبحت الاجتماعات الافتراضية منتشرة على نطاق واسع. وفقًا لـ 20 إحصائيات مذهلة لمؤتمرات الفيديو لعام 2021 ، ارتفعت حركة المرور اليومية لمؤتمرات الفيديو بنسبة 535٪ في عام 2020. المزايا واضحة: يمكنك أنت وأعضاء فريقك الالتقاء من أي مكان كنت دون الحاجة إلى السفر ، ويمكنك الوصول إلى أدوات التعاون وكذلك وجوه أعضاء فريقك وأصواتهم.
لكن لا يكفي جدولة اجتماع افتراضي – عليك أن تديره جيدًا. ستقدم هذه المقالة بعض النصائح العملية لعقد اجتماعات افتراضية فعالة.
أهمية الاجتماعات
الاجتماعات جزء أساسي من الحياة المهنية. يساعدون الفرق على مشاركة الأفكار وتطويرها بالإضافة إلى تخطيط الإجراءات المستقبلية. إنهم يشجعون الشفافية والتفاهم المشترك بين أعضاء الفريق ويعززون الثقة والتحفيز والمشاركة.
اكتسب الاتجاه بعيدًا عن الاجتماعات الشخصية ونحو التجمعات الافتراضية زخمًا خلال الوباء. يعمل عدد متزايد من الشركات مع فرق موزعة أو تمنح موظفيها حرية العمل من أي مكان. تتوقع دراسة Upwork أن 22 بالمائة من القوى العاملة الأمريكية ستكون بعيدة بحلول عام 2025.
هذه الاجتماعات لا تجمع فقط الفرق الموزعة معًا. أنها توفر مزايا للموظفين وكذلك للشركات. يقضي الموظفون وقتًا وأموالًا أقل في التنقل ، وهو أمر جيد للتحفيز والتوازن بين العمل والحياة والأسرة والصحة. تنفق الشركات أقل على السفر وعلى صيانة المساحات المكتبية ، ولديها عدد أقل من الغياب بسبب المرض. تقدر Kate Lister ، رئيسة Global Workplace Analytics ، أن صاحب العمل النموذجي يمكنه توفير 11000 دولار في المتوسط لكل نصف الوقت عن بُعد في السنة.
قد يكون العمل عن بعد هو الطريقة التي يعمل بها كثير من الناس في المستقبل. هذا يجعل الاتصال الافتراضي الفعال أمرًا ضروريًا لنجاح الشركة.
مصائد الاجتماعات الافتراضية
ومع ذلك ، يجب إجراء الاجتماعات الافتراضية بالطريقة الصحيحة. إذا قمت بذلك ، يستفيد الجميع. إذا وقعت في أحد الفخاخ الشائعة للاجتماعات الافتراضية ، فقد تضيع الوقت وتضر بالدافع وتعوق النجاح.
على سبيل المثال ، يكون الإلهاء دائمًا “على بعد نافذة واحدة” في الاجتماعات الافتراضية. يمكن أن تكون هذه الاجتماعات أيضًا أكثر إرهاقًا من الاجتماعات الشخصية ، مما يؤدي إلى إجهاد Zoom .
حاولت بعض الشركات التي أعمل معها توفير المزيد من الوقت من خلال عقد اجتماعات متتالية. هذا فخ خطير. لا يتوفر للمشاركين وقت من أجل:
- إغلاق الاجتماع عقليا
- التحضير عقليا للاجتماع المقبل
- أخذ قسط من الراحة أو الحصول على شيء لشربه
- الوقوف والتحرك
قد يكون عقد ثلاثة أو أربعة أو خمسة اجتماعات متتالية دون انقطاع ضارًا للفرد والفريق والنتائج.
عادة سيئة أخرى هي محاولة المشاركة في عدة اجتماعات في وقت واحد ، وهو أمر ممكن فقط في الاجتماعات الافتراضية. لا يمكنك إعطاء أي منهم اهتمامك الكامل.
إذا كنت ترغب في إجراء اجتماعات افتراضية فعالة ، فأنت بحاجة إلى احترام الاحتياجات العقلية لفريقك دون إساءة استخدام الإمكانات التقنية لما يمكنك القيام به.
ما تحتاجه للاجتماع الافتراضي
إلى جانب الكمبيوتر والاتصال الجيد بالإنترنت ، يوصى بشدة باستخدام المعدات التالية:
- سماعة
- كاميرا
- إضاءة إضافية لإضاءة المشارك من الأمام
اعتمادًا على أداة مؤتمرات الفيديو الخاصة بك ، يمكنك إضافة أدوات أخرى لخلق المزيد من التفاعل ، مثل:
- ألواح الكتابة الافتراضية
- أدوات التصويت
- أدوات التعاون
فيما يلي بعض الأدوات التي أرشحها:
بغض النظر عن اختيارك ، تعرف على حزمة الأدوات قبل بدء الاجتماع وتأكد من أن فريقك لديه الفرصة للقيام بذلك أيضًا. إذا قررت استخدام أداة جديدة أثناء الاجتماع ، فقم بتقديم مقدمة موجزة عن كيفية استخدامها.
قواعد لقاء جيد
لإجراء اجتماعات افتراضية فعالة ، يجب أن تلتزم ببعض المبادئ العامة:
- ركز على الاجتماع وقاوم المشتتات
- احترام فواصل بين الاجتماعات
- لديك سياسة الكاميرا
- كتم صوت نفسك إذا كنت لا تتحدث
- حجز فترات زمنية “عدم الاجتماع” للعمل العميق
- يجب أن يأتي الجميع مستعدين
- عقد اجتماعات أفضل وليس أكثر
يمكنك الحفاظ على هذه المبادئ من خلال مجموعات التكنولوجيا الخاصة بك. لضمان فترات الراحة بين الاجتماعات ، على سبيل المثال ، قامت بعض الشركات بتغيير إعدادات أدواتها. إذا أراد شخص ما حجز جلسة مدتها ساعة واحدة ، فإن أداة مؤتمرات الفيديو تقدم تلقائيًا خمسين دقيقة ؛ يأتي الحجز لمدة ثلاثين دقيقة على أنه خمسة وعشرون دقيقة.
قبل دعوة الآخرين إلى الاجتماع ، اطرح على نفسك الأسئلة التالية:
- لماذا أرغب في عقد هذا الاجتماع؟
- ماذا يجب أن تكون النتيجة؟
- هل الاجتماع هو السبيل الصحيح للوصول إلى هذه النتيجة؟
- من الذي أحتاجه حقًا في هذا الاجتماع لتحقيق هذه النتيجة؟
سيساعدك هذا في تحديد ما إذا كان الاجتماع ضروريًا ومن المطلوب حضوره.
خطط لاجتماعاتك باستخدام المبادئ التالية كدليل لك.
1. اجتماعات أكثر ولكن أقصر ، بدلاً من اجتماعات أقل ولكن أطول
- تساعد في التركيز على موضوع معين
- تقليل عدد الأشخاص اللازمين
- تقليل العبء المعرفي لكل فرد
- تساعد في تقليل إجهاد الزووم
- تساعد في منع الإلهاء
2. التفاعل والتصور ، وليس المونولوجات الطويلة والحوارات
- تساعد في منع الإلهاء
- خلق تفاهم مشترك
- دعم إيجاد الالتزامات
- تعزيز المشاركة
لاتباع هذا المبدأ الثاني ، فكر في الكيفية التي يمكن أن يساعد بها التفاعل وكيفية التعامل مع هذا التفاعل. إذا كنت تستخدم أداة تعاون ، فقم بإعدادها قبل بدء الاجتماع.
يمكن أن يعني التصور مشاركة شاشتك ، لمنح المشاركين نفس طريقة عرض المعلومات حتى يتمكنوا من مناقشتها.
3. المساهمة وليس الاستهلاك
- يساعد في تحقيق نتائج أفضل
- يعزز المشاركة والتحفيز
- يساعد في منع الإلهاء
- يقوي شعور “نحن”
إذا كنت تريد أن يساهم الآخرون ، فأنت بحاجة إلى السماح لهم بالاستعداد لذلك:
- أرسل جدول أعمال بالموضوعات المحددة
- عيّن أشخاصًا للمساهمة في موضوع معين
- توضيح التوقعات للاجتماع
- تعيين المربعات الزمنية لكل موضوع
يمكنك إضافة معلومات إلى دعوة التقويم بحيث يحتاج فريقك للبحث في مكان واحد فقط. إذا كنت تستخدم أداة تعاون مثل Pushbox ، فيمكنك ترتيب جدول الأعمال في لوحة المهام. يمكن إضافة جميع القرارات والنتائج والخطوات التالية والمهام إلى لوحة المهام أثناء الاجتماع ، بحيث لا تحتاج إلى إعداد محضر الاجتماع بعد ذلك. سيوفر ذلك الوقت ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى تسهيل رؤية الخطوات التالية.
خلال الاجتماع
بصفتك الميسر ، يجب أن تكون متصلاً بالإنترنت قبل بضع دقائق من بدء الاجتماع. هذا هو الوقت المناسب لك للتأكد من استعدادك قبل الترحيب بالجميع.
لخص الغرض من الاجتماع ، ثم اطلب من المشاركين تقديم أنفسهم بإيجاز وتوضيح سبب تضمينهم. اعتمادًا على الموقف ، يمكن أن يكون تفاعل كاسحة الجليد مفيدًا.
فيما يلي أشياء أخرى يجب وضعها في الاعتبار أثناء تقدم الاجتماع:
- احرص على احترام الجميع لمبادئ الاجتماع
- وازن مقدار وقت التحدث بين جميع المشاركين
- اسأل الانطوائيين عن رأيهم
- تأكد من أن الاجتماع يتبع الغرض الأصلي
- مراقبة الوقت الإجمالي والمربعات الزمنية المحددة
- تأكد من أن شخصًا ما يقوم بتدوين ملاحظات أو لقطات شاشة للنتائج
اجعل فريقك يركز على الموضوع الرئيسي وتأكد من اتخاذ القرارات اللازمة. تأكد من التزامك جميعًا بالخطوات التالية ، بما في ذلك تواريخ الاستحقاق والمسؤوليات.
لديك ثلاث مهام أخرى لإنهاء الاجتماع:
- لخص أهم الجوانب ، بما في ذلك المسؤوليات.
- شكرا للجميع على مشاركتهم.
- اطلب التعليقات ، من خلال الحوار المباشر أو من خلال نموذج التقييم ، حتى تتمكن من تحسين الاجتماعات المستقبلية.
هل يجب عليك التسجيل؟
تتيح الاجتماعات الافتراضية إمكانية تسجيل الجلسة. قبل أن تفعل هذا ، فكر في السبب. قد يكون من المفيد إذا لم يتمكن شخص ما من الانضمام إلى الاجتماع ، ولكن هل ستشاهد التسجيل لاحقًا؟ قد تكون أيضًا طريقة جيدة لتلخيص الاجتماع ، ولكنها قد لا تكون ضرورية إذا كان شخص ما يقوم بتدوين الملاحظات. إذا كنت لا تزال تعتقد أنها فكرة جيدة ، فابدأ وافعلها.
في حالتي ، أفضل أن يركز جميع المشاركين في الاجتماع ، ونقوم بتوثيق ما تمت مناقشته في حالة عدم تمكن أي شخص من الانضمام إلى الاجتماع. لم أستخدم أي اجتماع مسجل بعد الواقعة.
استنتاج
يعد التواصل الجيد أمرًا حيويًا لنجاح المؤسسة ، ويمكن أن تلعب الاجتماعات الافتراضية دورًا أساسيًا في تحقيق ذلك. لكن لا يمكنك ببساطة نقل أساليب الاجتماع وجهًا لوجه إلى العالم الافتراضي. باستخدام المعدات والمهارات والتحضير والثقافة المناسبة ، يمكنك جعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر فعالية.
فكر في كيفية تعزيز التفاعل ، وجعل الناس يشعرون بالارتباط ، ومشاركة المعلومات على الرغم من أن أعضاء فريقك لا يجلسون في نفس الغرفة. إذا كان بإمكانك القيام بذلك ، فستكون على الطريق الصحيح لعقد اجتماعات فعالة